Datenschutzinformation für Klient:innen

nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) · Fassung 4 · Stand: [Datum der Veröffentlichung]

1. Verantwortliche

Dipl.-Psych. Polina Kashapova, Praxis Kashapova, Heidelstetter Weg 1, 89407 Dillingen an der Donau, E-Mail: info@kashapov.de, Telefon: 09074-4241569. Eine Datenschutzbeauftragte ist nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht.

2. Wofür ich Ihre Daten verarbeite und auf welcher Grundlage

Ich verarbeite Ihre Daten, um die vereinbarte Behandlung bzw. Beratung durchzuführen, zu dokumentieren und abzurechnen. Dazu gehören Ihre Kontakt- und Stammdaten, Termine, Angaben zu Anliegen, Verlauf und gegebenenfalls Diagnosen (Gesundheitsdaten) sowie Rechnungs- und Zahlungsdaten.

Bei Psychotherapie nach dem Heilpraktikergesetz (auch Paar- und Familientherapie) und therapeutischer Aufarbeitung sind Rechtsgrundlagen der Behandlungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), meine gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 630f BGB sowie Steuer- und Handelsrecht) und für Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. h, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG. Eine gesonderte Einwilligung ist dafür nicht nötig.

Bei Beratung, Coaching und Supervision ist Rechtsgrundlage der Beratungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sprechen wir dabei über Ihre Gesundheit und halte ich das schriftlich fest, brauche ich dafür Ihre ausdrückliche Einwilligung (Abschnitt 9).

Ohne die für Behandlung und Abrechnung nötigen Angaben kann ich Sie nicht oder nur eingeschränkt behandeln.

3. Schweigepflicht

Alle in der Praxis Tätigen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, gesetzlich (§ 203 StGB) bzw. vertraglich. An andere Personen oder Stellen (z. B. Ärzt:innen, Kliniken, Rechtsanwält:innen, Versicherungen) geben wir Ihre Daten nur weiter, wenn Sie uns dafür von der Schweigepflicht entbinden oder ein Gesetz uns dazu verpflichtet.

4. Praxissoftware und Dienstleister

Akte, Termine und Rechnungen führe ich in der Praxissoftware Kairome, die ich selbst betreibe. Auf Ihre Akte haben nur die Personen Zugriff, die für Ihre Behandlung verantwortlich sind. Für den Betrieb nutze ich Dienstleister für Server und Datensicherung, E-Mail-Versand und E-Mail-Postfach, alle mit Sitz in der EU. Sie verarbeiten Ihre Daten nur nach meinen Weisungen, sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, und mit allen besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Verbindungen und Datensicherungen sind verschlüsselt; Dateien, die Sie mir schicken, werden vorher automatisch auf Schadsoftware geprüft.

5. Diktieren und Ordnen meiner Notizen

Meine eigenen Notizen kann ich in Kairome diktieren. Die Sprachaufnahme geht dafür an Mistral AI (Frankreich, Verarbeitung in der EU), wird sofort in Text umgewandelt und weder dort noch in Kairome gespeichert. Gespräche mit Ihnen werden nie aufgenommen.

Meine Notizen kann ich außerdem mit einer KI ordnen lassen, ebenfalls über Mistral AI. Namen und Kontaktdaten werden vorher durch Platzhalter ersetzt. Die KI macht nur einen Vorschlag; ich prüfe ihn und entscheide selbst, was in Ihre Akte kommt. Mistral arbeitet in meinem Auftrag, ist zur Verschwiegenheit verpflichtet, speichert nichts und nutzt nichts zum Training.

Wenn Sie nicht möchten, dass ich für Ihre Akte eine KI nutze, sagen Sie es mir oder wählen Sie in Kairome „Ich möchte das nicht“. Dann ordne ich ohne KI; Ihre Behandlung ändert sich dadurch nicht.

6. Wie wir in Kontakt bleiben

Termine und Rechnungen per E-Mail. Wenn Sie es wünschen, schicke ich Ihnen Terminbestätigungen, Erinnerungen, Absagen und Rechnungen per E-Mail. Ich frage Sie danach, meist am Telefon, und halte Ihre Antwort in Ihrer Akte fest. Diese E-Mails enthalten keine Inhalte aus der Behandlung; man kann ihnen aber entnehmen, dass Sie zu mir in die Praxis kommen, und Rechnungen nennen die Leistungen. Die E-Mails werden verschlüsselt übertragen, liegen in Ihrem Postfach aber unverschlüsselt. Möchten Sie keine solchen E-Mails mehr, genügt eine kurze Nachricht an mich, später auch ein Link in jeder dieser E-Mails oder die Einstellung in Ihrem persönlichen Bereich. Sie erhalten dann alles per Post oder telefonisch.

Persönlicher Bereich in Kairome. Ich kann Sie zu Kairome einladen. Wenn Sie annehmen, sehen Sie dort Ihre Termine, Rechnungen und die Unterlagen, die ich mit Ihnen teile, und wir können uns Nachrichten schreiben. Was Sie mir dort schicken, kann ich in Ihre Akte übernehmen. Ob Sie annehmen, entscheiden Sie; die Behandlung ist auch ohne Kairome möglich (Videosprechstunden allerdings nur mit Kairome-Konto). Die Verbindung können Sie jederzeit trennen. Für Ihr Kairome-Konto gelten die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung von Kairome.

7. Videosprechstunde

In geeigneten Fällen kann die Behandlung oder Beratung als Videosprechstunde in Kairome stattfinden. Bild und Ton sind Ende-zu-Ende verschlüsselt; der Videoserver in Deutschland leitet nur weiter und kann die Sitzung weder sehen noch hören. Gespeichert werden nur Zeitpunkt und Dauer, nie Bild oder Ton. Ich zeichne nicht auf; bitte zeichnen auch Sie nicht auf. Dafür bitte ich um Ihre Einwilligung (Abschnitt 9).

8. Wie lange ich Ihre Daten aufbewahre

Behandlungsunterlagen bewahre ich 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung auf (§ 630f Abs. 3 BGB), Rechnungen und Buchungsbelege so lange, wie Steuer- und Handelsrecht es verlangen (derzeit 8 bzw. 10 Jahre). Danach werden die Daten gelöscht. Angaben aus einer Anfrage, aus der keine Behandlung wird, lösche ich spätestens nach 6 Monaten.

9. Freiwillige Einwilligungen

Die folgenden Punkte sind freiwillig. Wenn Sie nicht einwilligen, entsteht Ihnen kein Nachteil.

• Videosprechstunde: Ich bin einverstanden, dass Sitzungen nach Absprache als Videosprechstunde über Kairome stattfinden (siehe Abschnitt 7).
• Gesundheitsangaben in der Beratung (nur bei Beratung, Coaching oder Supervision): Damit Sie gut begleitet werden, halte ich wichtige Inhalte unserer Gespräche schriftlich fest – auch Angaben zu Ihrer Gesundheit, etwa zu Belastungen oder Konsum. Dabei kann ich diktieren und eine KI zum Ordnen nutzen, wie in Abschnitt 5 beschrieben; keine KI, wenn Sie es nicht möchten. Ich bin damit einverstanden (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Ohne diese Einwilligung werden nur Termine und Organisatorisches festgehalten.

Ihre Einwilligungen können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, formlos per E-Mail an info@kashapov.de, per Post oder in Ihrem persönlichen Bereich in Kairome. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) und Einsicht in Ihre Akte (§ 630g BGB), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerspruch (Art. 21). Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

Sie können sich außerdem bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.